Program Profbi Delegacje od wersji 2017.2.0.4 zawiera możliwość prowadzenie i raportowania ewidencji MiLoG.
Raportować możemy na dwa sposoby – albo opierając sie na prowadzonej ewidencji rzeczywiście przepracowanych godzin lub raportując całość czasu spędzonego w wybranym kraju.
Aby rozpocząć pracę z Ewidencją MiLoG należy:
1. Przygotowanie kartoteki kraju dla którego chcemy raportować MiLoG – zostało dodane pole „Minimalna płaca za 1 godzinę pracy” – wypełniamy tę wartość pamiętając o tym, że jest to wartość w walucie kraju wpisanej w tej kartotece.
2. Ewidencję MiLoG możemy prowadzić z poziomu okien wprowadzania rozliczenia Delegacji Zagranicznej oraz z poziomu okna rozliczania części zagranicznej Delegacji Wielokrotnej, w obu tych oknach została dodana zakładka „Ewidencja MiLoG”. Dodajemy tutaj rzeczywiste czasy pracy w ramach danego rozliczenia, używając standardowych przycisków dodaj, usuń, edytuj.
3. Wprowadzanie czasów pracy – może odbywać się na 2 sposoby – albo wybieramy opcję „wpisz odcinki czasowe rzeczywistej pracy”, albo wybieramy „podaj ilość godzin rzeczywistej pracy”. Możemy wybrać jeden z tych dwóch sposobów – efekt jest taki sam, uzyskujemy ilość przepracowanych godzin i minut. I to wszystko jeśli chodzi o rejestrowanie danych – następne punkty obejmują raportowanie.
4. Do okna raportowania MiLoG wchodzimy z poziomu głównego okna listy delegacji, używając przycisku „MiLoG raporty”.
5. Okno raportowania MiLoG zawiera standardowe pola filtrujące i wyszukujące dane takie jak daty, filtrowanie wg. nazwiska, kraju, nr. delegacji, pole wyboru pozwalające na filtrowanie danych tylko na bieżącej firmy. Zawiera także przyciski „Zaznacz wszystko” oraz „Odznacz wszystko” dla zaznaczania lub odznaczania wierszy w siatce danych. Ponadto siatka danych zawiera możliwość filtrowania danych zbliżoną do tej znanej z programu Excel, a także można na niej wyszukiwać – okno wyszukiwania otwiera się po wciśnięciu klawisz CTRL+F – stojąc na siatce danych.
6. Przygotowanie raportu odbywa się poprzez wybranie interesujących nas kryteriów wyszukiwania oraz wciśnięciu przycisku „Pokaż raport”. Na siatce danych pojawią nam się następujące dane:
Data polecenia – data wystawienia polecenia wyjazdu. (z kartoteki delegacji).
Data Rozliczenia – data rozliczenia polecenia wyjazdu ( z kartoteki delegacji).
Nr. Delegacji – nadany automatycznie numer polecenia wyjazdu.
Imię – Imię delegowanego.
Nazwisko – Nazwisko delegowanego.
Kraj – Kraj który znajduje się na rozliczeniu delegacji.
Waluta – waluta rozliczenia.
Kurs rozliczenia – kurs bieżącego rozliczenia.
Przepracowane godziny
Godziny – suma godzin przedstawiona procentowo (czyli np. 1 godzina i 30 minut będzie widniała jako 1,50)
Stawka Milog – stawka z kartoteki kraju (wprowadziliśmy ją w punkcie 1)
Wartość – walutowa wartość Stawka Milog * Godziny
Suma PLN – walutowa wartość godzin * Kurs rozliczenia
Noclegi
Stawka za nocleg – stawka za nocleg z rozliczenia.
Ilość noclegów – ilość noclegów z rozliczenia.
Wartość noclegów – wartość walutowa Ilość noclegów * stawka za nocleg.
Wartość noclegów PLN – Wartość noclegów * Kurs rozliczenia.
Diety
Ilość diet – ilość diet z rozliczenia
Stawka dieta – stawka za jedną dietę z rozliczenia.
Wartość diet – walutowa wartość diet
Wartość diet PLN – Wartość diet * Kurs rozliczenia.
7. Opcje „Rodzaj generowanego raportu” program umożliwia przygotowanie zestawienia na 2 sposoby.
Pierwszy – „Generuj raport z ewidencji MiLoG – pobiera wartości z opisanej powyżej kartoteki ewidencji MiLoG – gdzie wprowadzamy rzeczywiste godziny pracy ( ktoś może przebywać np. w Niemczech 48 godzin z czego przepracuje tylko 12).
Drugi – „Generuj raport z czasów rozliczenia” – pobiera wartości z czasów rozliczenia odcinków zagranicznych (nie bierze pod uwagę polskich odcinków np. z delegacji wielokrotnej).
Wybór któregoś z tych wariantów należy do Państwa.
8. Sporządzanie wydruku – wydruk sporządzamy przez wciśnięcie przycisku „Drukuj” – i wybranie którejś z opcji
Wszystkie – wybiera wszystkie dane z siatki danych.
Wybrane – bieżący wiersz (na którym stoimy) i tutaj ważna uwaga. Siatka danych przedstawia widok w ujęciu rozliczeń delegacji – np. delegacja wielokrotna może mieć kilka rozliczeń dotyczących kraju Niemcy – wybranie któregokolwiek wiesza z tej delegacji spowoduje wysłanie do wydruku całej delegacji z jej rozliczeniami, gdyż wydruk generowany w ujęciu delegacji.
Zaznaczone – to jest dobra opcja do selektywnego drukowania danych. Filtrowanie danych w siatce ukrywa tylko rekordy dla bieżącego widoku, a więc filtrując np. wg numeru delegacji i wysyłając dane do wydruku z opcja „wszystkie” i tak wyślemy wszystkie dane dla danych kryteriów wyszukiwania ( tak jakbyśmy ie założyli filtrów). Aby wydrukować dane selektywnie używamy właśnie opcji Zaznaczone. Metoda działania jest następująca – filtrujemy dane, po uzyskaniu oczekiwanego efektu zaznaczamy wiersze które nas interesują i wciskamy Drukuj/Zaznaczone.
Wydruk przedstawia dane pogrupowane wg. Delegacji, następnie rozliczeń, których każdy wiersz zawiera wartości godzin pracy, noclegów i diet.
Na dole wydruku znajduje się tabelka sumująca wartości z wydruku.