Jak rozliczać delegacje w programie Profbi Delegacje

Tworzenie nowych delegacji

Aby stworzyć nową delegację, otwieramy listę delegacji i wciskamy przycisk „Dodaj”. Wyświetli nam się okno jak na poniższym zrzucie ekranu.

Wprowadzamy tutaj datę, dane delegowanego pracownika, środek transportu, spodziewany okres trwania delegacji, cel wyjazdu, miejsce wyjazdu, oraz kwotę zaliczki. Po zapisaniu delegacji możemy wydrukować polecenie wyjazdu (tutaj można pobrać wydruk polecenia wyjazdu generowanego przez program).

Okno zakładania nowej delegacji

Po zakończeniu delegacji pracownik dostarcza wypełniony formularz polecenia wyjazdu. Na postawie formularza wprowadzamy rozliczenie delegacji. W tym celu otwieramy delegację przechodzimy na zakładkę „Rozliczenie” i wciskamy przycisk „Rozliczenie Krajowa”.

Lista rozliczeń

Po wykonaniu powyższych czynności otworzy się okno z rozliczeniem delegacji krajowej.

Wprowadzamy daty i godziny w których faktycznie odbywała się delegacja. Obliczony zostanie czas trwania delegacji, i na jego podstawie możemy wyliczyć ilość przysługujących diet i ryczałtów za noclegi i dojazdy.

Następnym elementem tego okna są „Przejazdy krajowe” – możemy tutaj wprowadzić koszty używania samochodu firmy, zryczałtowaną opłatę za korzystanie z samochodu prywatnego pracownika, lub koszty transportu innego – takiego jak pociągi, autobusy czy samoloty.

Oprócz powyższego możemy także wpisać koszty noclegów wg. rachunków oraz pozostałe koszty udokumentowane rachunkami.

Okno rozliczenia delegacji

Obok każdej z wartości które mogą być związane z przedłożonymi przez delegowanego rachunkami jest przycisk „Załączone rachunki”, po wciśnięciu tego przycisku wyświetla się lista rachunków, gdzie możemy dodawać poszczególne rachunki:

Lista rachunków

Okienko edycyjne poszczególnych rachunków wygląda tak:

Po wpisaniu rachunków ich zbiorczą kwotę możemy przepisać do rozliczenia delegacji, kwota ta jest modyfikowalna, więc możemy dopisać tam coś jeszcze.

Po wypełnieniu wszystkich pożądanych pól w formatce rozliczeń, zapisujemy rozliczenie, następnie możemy je wydrukować.

Wydruk rozliczenia wygląda w następujący sposób