Zmiany w programie Profbi Delegacje 2018 w stosunku do poprzednich wersji:
1. Wprowadzenie możliwości wprowadzania rachunków delegacji zagranicznej z różnymi kursami walut.
W związku z tym, że niektóre z Urzędów Skarbowych interpretują ustawę w ten sposób, że rachunki w delegacji zagranicznej mają mieć wprowadzony kurs rozliczenia z dnia wystawienia rachunku, a w związku z tym każdy z rachunków może mieć inny kurs, wprowadzono szereg modyfikacji umożliwiających takie podejście (dla przypomnienia – do tej pory program obsługiwał jeden kurs dla rachunków, który był brany z rozliczenia).
W oknie rachunków wprowadzono możliwość zmiany kursu rozliczenia:
Jak widzimy na powyższym zrzucie ekranu dodano ramkę „Waluta rozliczenia – kurs” gdzie możemy ustawić indywidualny kurs rozliczenia dla rachunku. Ramka „Waluta rachunku kurs” służy tak jak do tej pory do wprowadzania waluty rachunku innej niż waluta rozliczenia.
Wprowadzono jeden – budowany dynamicznie wydruk rozliczenia delegacji.
Wprowadzenie jednego wzoru rozliczenia delegacji ma związek z wprowadzeniem rachunków delegacji z różnymi kursami walut. Należy obsłużyć sytuację, gdzie jedno rozliczenie będzie miało wiele rachunków o różnych kursach, w rozliczeniu należy podać sumy rachunków dla poszczególnych kursów, wyszczególnić te kursy wraz z ich pochodzeniem (tabele kursów). Spowodowało to konieczność zmiany wydruku rozliczenia z uwzględnieniem powyższego. Przy dodawaniu do wydruku dodatkowych danych (kursy rachunków) wydruk przestaje się mieścić na kartce A4. Aby zminimalizować straty kartek 😉 na zakładce „Rozliczenie” w delegacji wprowadzono opcje drukowania pozycji tylko z kwotą większą od „0”.
Wydruk po zaznaczeniu powyższych opcji:
Wydruk jeśli powyższych opcji nie zaznaczymy:
Także wszystkie ekrany i wydruki gdzie występuje lista rachunków zostały zmodyfikowane, przez dodanie indywidualnego kursu.
2. Wprowadzenie możliwości dodawania załączników do delegacji oraz do rozliczenia delegacji
Załączniki (np. skany faktur) można dodawać zarówno do delegacji jak i do poszczególnych rozliczeń. Aby było możliwe dodawanie załączników musimy zdefiniować katalog gdzie będą one trafiać.
W tym celu wchodzimy w Ustawienia/Ogólne i ustawiamy katalog załączników:
Program będzie kopiował do tego katalogu załączniki dodawane w oknach delegacji i rozliczeń. Jeśli program działa w sieci to na wszystkich stanowiskach powinniśmy wskazać ścieżkę do jednego wspólnego katalogu w sieci.
Dodawanie załączników przebiega z poziomu okna delegacji lub okna rozliczenia delegacji. W celu uruchomienia okna wczytywania delegacji klikamy link „Załączniki”:
Po wciśnięciu linku Załączniki pojawia się okno kartoteki załączników do danej Delegacji/ rozliczenia.
Po wciśnięciu przycisku Dodaj otwiera się okienko dodawania załącznika:
W oknie dodawania załącznika wskazujemy plik załącznika, oraz wprowadzamy jego opis i wciskamy przycisk „Zapisz”.
Po dodaniu załącznika można go otworzyć poprzez wciśnięcie przycisku „Otwórz plik” – załącznik otworzy się wtedy w domyślnym dla niego programie (pdf w przeglądarce plików pdf, xls w Excelu itd. itd.).
3. Wprowadzono statusy akceptacji delegacji.
Dodano nowe pole „Akceptacje”, mające na celu obsłużyć sytuacje kiedy np. w firmie delegacje podlegają kontroli i muszą być zaakceptowane przez odpowiedzialną komórkę.
W oknie delegacje dodano pole wyboru Akceptacje:
Za pomocą funkcji Akceptacje możemy ustawić następujące statusy delegacji:
ZL – Zlecona. (czyli wprowadzona do systemu).
ZA – Zaakceptowana.
BA – Brak akceptacji
ZR – Zaakceptowano rozliczenia.
OD – Odrzucona.
Akceptacje pojawiają się na liście delegacji w osobnej kolumnie:
AkceptacjePrzypominamy, że kolumny listy delegacji można do pewnego stopnia formować – zmieniać ich szerokość, zamieniać miejscami, czy też ustawiać widoczność.
Do systemu uprawnień dodano dodatkowe uprawnienie „Zmiana akceptacji”. Tylko osoby z tym uprawnieniem mogą zmieniać status Akceptacji na delegacji.
4. Funkcje związane z RODO
Program w wersjach wcześniejszych zawierał mechanizmy pozwalające realizować założenia RODO, takie jak logowanie do programu czy też system uprawnień pozwalający na ograniczenia dostępu do danych wrażliwych (od wersji 2017). W wersji 2018 dodano kilka nowych funkcji.
Kartoteka pracownika – dodano zakładkę „Ochrona danych osobowych”, która zawiera zgody pracownika oraz pozwala na wpisanie źródła pochodzenia danych (jeśli takie było). Mamy tutaj także informację o tym kto wprowadził oraz edytował dane. Możemy także wydrukować „Raport danych osobowych”, a tym samym odpowiedzieć pracownikowi na pytanie – jakie jego dane osobowe są przetwarzane w programie Delegacje.
Kartoteka pracownika – wprowadzono logi operacji na danych pracownika, system notuje wszystkie operacje na danych (dodawanie, edycję, usuwanie, zmianę danych). Logi są dostępne zarówno z poziomu kartoteki pracownika oraz z poziomy menu głównego programu (wtedy są zbiorcze dla bazy danych).
Lista pracowników – wprowadzono funkcję zapominania danych pracownika – kiedy zgodnie z założeniami RODO, pracownik zażąda od nas aby jego dane zostały zapomniane, należy wtedy na liście pracowników, kliknąć prawym klawiszem myszy i wybrać z menu „Zapomnij pracownika”. Otworzy się następujące okienko:
Okno pokazuje w jaki sposób dane osobowe pracownika zostaną „zamazane”.
Uwaga !!! uruchomienie tej funkcji spowoduje zamazanie danych osobowych zarówno na bieżącej kartotece pracownika, jak i w wszystkich archiwalnych delegacjach i rozliczeniach. Należy z tej funkcji korzystać naprawdę przytomnie.
5. Wprowadzono możliwość wyboru jednego z 40 stylów programu.
Styl programu można zmienić z poziomu menu programu (górnego) – Ustawienia/ Zmiana stylu programu – w oknie które się pojawi wybieramy nowy styl, i program zmieni swój wygląd, w związku z wprowadzeniem stylizacji, konieczne było zastąpienie elementów programu które się jej nie poddawały innymi – dotyczy to między innymi menu po lewej stronie ekranu głownego.
Przykładowe style:
